Política de Privacidad

POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – CONSULTORA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS, LOGÍSTICOS Y AGROPECUARIOS S.A.S. — C&SLA S.A.S.

1. INTRODUCCIÓN Y MARCO LEGAL

CONSULTORA DE SERVICIOS ESPECIALIZADOS, LOGÍSTICOS Y AGROPECUARIOS S.A.S. en adelante, C&SLA S.A.S., identificada con NIT. 901.256-290-7 en su condición de responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, elabora la presente Política en cumplimiento del artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 (Capítulo 25), la Ley 2300 de 2023 y demás normas complementarias o regulatorias expedidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  • Razón Social: Consultora de Servicios Especializados, Logísticos y Agropecuarios S.A.S. (C&SLA S.A.S.)
  • Domicilio principal: Medellín, Antioquia
  • Dirección: TV 34N 65D 02, Medellín
  • Correo electrónico de contacto/HÁBEAS DATA: gerencia@cysla.com.co
  • Teléfono: 310 442 94 21
  • Sitio Web oficial: www.cysla.com.co
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3. ALCANCE

La presente política aplica para toda la información personal almacenada en las bases de datos o archivos de C&SLA S.A.S., obtenida a través de canales presenciales, digitales (sitio web, redes sociales como Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn, WhatsApp) y contractuales. Aplica sobre titulares que revistan la calidad de empleados, exempleados, candidatos a empleo, clientes, clientes potenciales, proveedores, contratistas, aliados, donantes/benefactores, voluntarios y beneficiarios.

4. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

En el tratamiento de datos personales se aplicarán de manera estricta los siguientes principios:

  1. Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a las disposiciones legales aplicables.
  2. Finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima informada al Titular.
  3. Libertad: El tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
  4. Veracidad o Calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  5. Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.
  6. Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos y de la Ley.
  7. Seguridad: Manejo con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Confidencialidad: Reserva sobre los datos personales no públicos durante y después de terminada la relación con el Tratamiento.

5. TRATAMIENTO Y FINALIDADES DE LA INFORMACIÓN

5.1. Clientes, Clientes Potenciales y Usuarios Digitales (Redes Sociales, Web, WhatsApp)

  • Gestionar relaciones comerciales, venta y prestación de servicios especializados, logísticos y agropecuarios.
  • Atender consultas, solicitudes, peticiones, cotizaciones, quejas y reclamos realizados por cualquier canal formal o digital (Instagram, Facebook, TikTok, LinkedIn, WhatsApp y Página Web).
  • Envío de boletines, información publicitaria, promociones y novedades comerciales (cumpliendo con la Ley 2300 de 2023 sobre días y horarios para contacto comercial).
  • Procesamiento de facturación electrónica, cartera, recaudo e información contable/tributaria.
  • Realización de estudios de crédito, comportamiento financiero y verificación de listas restrictivas y de riesgo.

5.2. Empleados, Candidatos y Exempleados

  • Procesamiento de solicitudes de empleo, verificación de antecedentes y selección de personal.
  • Ejecución de la relación laboral (gestión de nómina, afiliaciones a la Seguridad Social, ARL, EPS, Fondo de Pensiones y Cesantías).
  • Gestión de programas de salud ocupacional, seguridad en el trabajo y evaluación del desempeño.
  • Uso de registros de videovigilancia/CCTV e ingreso a instalaciones por razones de seguridad de bienes y personal.
  • Expedición de certificaciones laborales y referencias tras la terminación del contrato.

5.3. Proveedores, Contratistas y Prestadores de Servicios Logísticos

  • Selección, evaluación y vinculación contractual de proveedores y transportadores.
  • Gestión de pagos, transferencias, retenciones tributarias y archivo contable.
  • Verificación del cumplimiento del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST).

5.4. Benefactores, Donantes, Voluntarios y Beneficiarios

  • Emisión de certificados de donación y fines tributarios/contables.
  • Verificación de la condición socioeconómica de los beneficiarios e impacto social.
  • Registro administrativo y constancia de entregas de ayudas sociales.

6. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES (NNA)

  • Datos Sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (salud, datos biométricos, fotos, origen étnico, convicciones). C&SLA S.A.S. solo tratará datos sensibles cuando el Titular otorgue su autorización explícita, informando que no está obligado a autorizar su tratamiento.
  • Datos de Menores de Edad: El Tratamiento de datos de NNA se encuentra restringido a menos que se trate de datos de naturaleza pública o responda y respete el interés superior de los niños y sus derechos fundamentales, contando siempre con la autorización formal de sus padres o representantes legales.

7. DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a C&SLA S.A.S.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
  3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley previa reclamación directa ante C&SLA S.A.S.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en ausencia de deber legal o contractual de mantenerlo.
  6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL HÁBEAS DATA (CONSULTAS Y RECLAMOS)

El Titular o sus causahabientes podrán realizar peticiones, consultas o reclamos enviando una solicitud a los canales oficiales:

  • Correo Electrónico: gerencia@cysla.com.co
  • Dirección Física: TV 34B 65D 02, Medellín (Antioquia)

A. Tramite de Consultas:

  • Respuesta: En un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la recepción.
  • Prórroga: Si no fuere posible responder dentro de dicho plazo, se informará al interesado antes del vencimiento indicando los motivos y fijando la fecha de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

B. Trámite de Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión):

  • Requisitos: Debe indicar nombre del titular, identificación, descripción clara de los hechos y pretensión, dirección física o electrónica para notificación y soportes deseados.
  • Incompletitud: Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane. Transcurridos dos (2) meses sin subsanar, se entenderá desistido.
  • Leyenda “En Trámite”: Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
  • Respuesta: El reclamo será atendido en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará los motivos y la nueva fecha de respuesta, la cual no superará los ocho (8) días hábiles adicionales.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD

C&SLA S.A.S. adopta medidas técnicas, de software, controles de acceso, firewalls, almacenamiento seguro y cláusulas contractuales de confidencialidad con sus colaboradores y terceros procesadores/encargados para resguardar la información contra accesos no autorizados, pérdidas o adulteraciones.

10. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación oficial y sustituye cualquier reglamento previo. Las bases de datos tendrán una vigencia equivalente al tiempo en que se mantenga el vínculo legal, comercial o laboral con el Titular, más los términos fijados por la ley tributaria y comercial colombiana para la conservación de archivos.